Entender la diferencia entre correos compartidos y correos normales en Office 365

Una Bandeja de Correo Compartida es una a la que varios usuarios pueden acceder para leer y enviar correos. Éstas también pueden ser usadas para proveer calendarios comunes, esto permite que varios usuarios programen eventos, trabajos o vacaciones.

¿Por qué configurar una Bandeja de Correo Compartido?

  • Una dirección de correo genérica (por ejemplo: info@contoso.com o ventas@contoso.com) que los clientes pueden usar para preguntas sobre su empresa.
  • Permite que los departamentos que proveen servicios centralizados a los empleados (por ejemplo, el servicio de asistencia, recuraos humanos o servicios de imprenta) respondan a preguntas del personal.
  • Permite que los usuarios monitoreen y respondan a correos enviados a una dirección en particular (por ejemplo, una dirección usada específicamente por el servicio de asistencia). 

Las Bandejas de Correo Compartido ayudan a un grupo específico de personas monitorear y enviar correos de una cuenta pública común, por ejemplo, como contacto@contoso.com. Cuando una persona del grupo responde a un correo, éste aparece como enviado de la cuenta común y no de un correo personal.

También son una gran forma de abordar las preguntas de los clientes ya que varias personas en su empresa comparten la responsabilidad de monitorear y responder los correos que llegan a las bandejas compartidas. Conforme las preguntas son rápidamente respondidas, todos los correos relacionados se guarden en un mismo lugar.

Las Bandejas de Correo Compartido no tienen nombre de usuario ni contraseña, uno no puede conectarse a una directamente desde Outlook, la aplicación de Outlook Web, Exchange ActiveSync, lo servicios de Exchange Web (EWS) o cualquier otro protocolo Exchange. Primero uno debe recibir permisos a una Bandeja de Correo Compartido y después se puede usar Outlook o Outlook Web para ingresar. Éstas no necesitan licencias salvo que sobrepasen su cuota de almacenamiento de 50 gigabytes (GB). Si sobrepasa la cuota de 50GB y no asigna una licencia, su bandeja compartida se bloqueará un mes después. Puede evitar este problema su usa la opción de archivar correos antiguos evitando llenar su cuota.

Las Bandejas de Correo Compartido pueden ser creadas con los siguientes permisos:

  • Acceso Completo:Los permisos de Acceso Completo permiten que le usuario ingrese a la bandeja compartida y la use como dueño de ésta, pudiendo crear elementos de Calendario, leer, borrar y modificar correos, crear Tareas y Contactos. Sin embargo, un usuario con Acceso Completo no puede enviar correos de la bandeja compartida a menos que se le otorguen permisos de Enviar Como o Enviar A Nombre De.
  • Enviar Como:Esta opción otorga el permiso al usuario de personificar la bandeja compartida al enviar un correo. Por ejemplo, si una persona ingresa a la bandeja compartida del Departamento de Marketing y envía un correo, éste aparecerá como enviado por el Departamento de Marketing.
  • Enviar A Nombre De: Esta opción permite que un usuario envíe un correo, que lleve su nombre de usuario pero que sea a nombre de la bandeja compartida. Por ejemplo, si Juan ingresa a la bandeja compartida de Recepción Edificio 32 y envía un correo, éste aparecerá como enviado por “Juan, a nombre de Recepción Edificio 32”. No se puede usar el EAC para otorgar permisos para Enviar A Nombre De, se debe usar el comando Set-Mailbox con el parámetro GrantSendonBehalf.

Por el contrario, el Correo estándar es un requerimiento para todos los usuarios que utilizarán correo en la empresa. Estas bandejas requieren una licencia y un nombre de usuario y contraseña. A diferencia de las bandejas compartidas, éstas reciben y envían correos solo del usuario asignado. La mayoría de las empresas tendrán Correos estándar para todos sus empleados y unas cuantas Bandejas de Correo Compartidas para determinadas cosas (como RR.HH., Marketing, etc). 

Por favor no dude en contactarnos a helpdesk@guyot-tech.com para más información.

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