Compartir documentos y archivos en Office 365

Los documentos y archivos de Office 365 que se guardan en OneDrive para Negocios son privados hasta que usted decida compartirlos. Asimismo, en una biblioteca de sitio de grupo, es aconsejable compartir documentos o archivos específicos con personas que, de lo contrario, no tendrían acceso al sitio. Al compartir documentos y archivos, puede decidir si desea permitir a los usuarios editar o simplemente verlos.

Nota: También puede compartir documentos con usuarios externos (personas que no forman parte de su red) invitándolos como "Invitados" o creando y publicando vínculos de invitado. Para obtener más información, vea Compartir sitios o documentos con usuarios externos a la organización.

Compartir un documento mediante “Obtener un Vínculo”

 Puede compartir un vínculo a un documento para que otros usuarios también puedan compartir mediante Obtener un Vínculo, esta opción sólo está disponible para los archivos individuales, pero es la manera más sencilla de compartir documentos con todos los usuarios de su organización o para compartir con personas externas (siempre y cuando la opción de compartir los sitios externamente esté habilitada).

1. Vaya a OneDrive para Negocios o a la biblioteca del sitio que tiene el documento que desea compartir.

2. Haga clic en el documento que desea compartir y, a continuación, seleccione obtener un vínculo. Si no lo ve, haga clic en Compartir y, a continuación, haga clic en obtener un vínculo.

3. Elija el tipo de vínculo que desea crear.

Vínculos para compartir de forma interna:

  • Editar vínculo - requiere cuenta:Personas de su organización pueden editar, copiar o descargar el documento.
  • Ver Vínculo - requiere cuenta:Personas de su organización pueden ver, copiar o descargar el documento.

Vínculos para invitados (para compartir de forma externa):

  • Editar vínculo - sin necesidad de iniciar sesión:Personas externas a su organización pueden editar, copiar y descargar el documento.
  • Ver Vínculo - sin necesidad de iniciar sesión:Personas externas a su organización pueden ver, copiar y descargar el documento.

Nota: Si ve una opción de vínculo restringido en lugar de las opciones que se muestran aquí, puede que la opción de compartir vínculos esté deshabilitada o que usted no tenga los permisos necesarios Para obtener información acerca de cómo habilitar el uso compartido, consulte vídeo: compartir un sitio sin solicitud de acceso.

Si se deshabilita el acceso de invitado, verá opciones solo se requiere una cuenta.

4. Si elige un vínculo sin obligación de iniciar sesión y desea establecer una fecha de expiración para el vínculo, haga clic en Establecer caducidad y, a continuación, elija en cuánto tiempo debe expira el vínculo, por ejemplo 30 días. Los vínculos con cuenta requerida no cuentan con la opción de establecer caducidad.

5. Haga clic en Copiar para copiar el vínculo en el Portapapeles.

6. Pegue el vínculo en un correo electrónico y podrá enviarlo o publicarlo en un sitio Web para las personas con las que lo desea compartir.

Notas:

  • Los vínculos creados mediante obtener un vínculo no son reconocibles en una búsqueda, por lo que sólo las personas que reciben el vínculo pueden usarlo.
  • Sin sesión obligatoriason vínculos para invitados, ideales para uso compartido externo. Estos vínculos están disponibles en Office 365 de forma predeterminada, pero los administradores pueden deshabilitar esta opción. Para obtener más información, vea compartir documentos o sitios con personas fuera de la organización.
  • Puede eliminar vínculos de sin sesión obligatoria en cualquier momento en el cuadro de diálogo Compartir, mencionado en los pasos anteriores. Eliminar vínculo está justo al lado del botón Copiar.
  • Los administradores de sitios pueden restringir el uso compartido para que solo los propietarios puedan compartir archivos y sitios. Para más información sobre cómo habilitar el compartir vínculos, vea vídeo: compartir un sitio sin solicitud de acceso.

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Compartir un documento o archivo invitando usuarios

Para compartir archivos o documentos cuando obtener un vínculo no está disponible, puede invitar directamente a los usuarios.

1. Vaya a OneDrive para Negocios o a la biblioteca del sitio que tenga el documento o el archivo que desea compartir.

2. Haga clic en el archivo que desea compartir y, a continuación, seleccione Compartir.

3. En el cuadro de diálogo Compartir de la pestaña Invitar a personas, escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el documento o archivo.

4. Seleccione una configuración de permisos, por ejemplo, puede editar.

5. Si desea, puede escribir un mensaje para incluirlo en el correo electrónico que se enviará a todos los invitados. El correo electrónico incluirá el vínculo al documento compartido.

6. Si no desea enviar un correo electrónico, haga clic en Mostrar opciones y desactive la opción Enviar una invitación de correo electrónico.

7. Haga clic en Compartir.

Nota: Si deshabilita el acceso de invitado, puede que ya no pueda ver la opción Requerir inicio de sesión.

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Más información en este artículo

Obtenga más información sobre el almacenamiento de archivos y uso compartido en Office 365

Para obtener recomendaciones sobre dónde almacenar los archivos en Office 365 y cómo configurar todo, vea Configurar el uso compartido y almacenamiento en Office 365.

Compartir documentos con un grupo limitado de personas

Para compartir varios documentos con un grupo de personas, tiene un par de opciones:

  • Crear un grupo (si está en Office 365 y la opción de grupos está habilitada)
  • Crear un archivo e ir guardando los documentos en esa carpeta conforme los va creando

Crear un grupo (si está en Office 365 y la opción de grupos está habilitada)

1. Haga clic en el signo + que se encuentra en el panel de navegación, al lado de grupos.

 

2. Ingrese un nombre para el grupo, establezca la declaración de privacidad en público o privado.

3. Haga clic en Crear.

4. Agregue usuarios al grupo.

5. En el grupo, en la parte superior de la página, haga clic en archivos para ir al OneDrive del grupo.

6. Arrastre archivos a la página o haga clic en cargar.

Cree una carpeta y guarde documentos en ella conforme los va creando

1. Para crear un archivo, haga clic en nuevo > archivo. Puede compartir la carpeta con usuarios al crearlo.

2. Si no compartió la carpeta al crearla,comparta la carpeta invitando usuarios.

3. Cargue o arrastre archivos a la carpeta.

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Ver con quién está compartiendo un documento o archivo

1. Haga clic en el documento y, a continuación, haga clic en Compartir.

2. En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en compartido con.

3. Si está compartiendo con más personas de las que caben en la tarjeta, seleccione el vínculo más al final de la lista de nombres. Puede desplazarse por la lista para ver todos los nombres.

Consejos: Si la biblioteca en la que está trabajando tiene una columna de Uso compartido, puede seleccionar el icono de personas para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

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Dejar de compartir un documento o un archivo

Para hacer que un documento o archivo sea privado de nuevo, puede dejar de compartirlo.

1. Seleccione el icono de personas del documento o la carpeta para abrir el cuadro de diálogo Compartir.

2. En la pestaña compartido con, seleccione la opción Puede ver o Editar que está al lado de la persona con la que desea dejar de compartir y, a continuación, seleccione Dejar de compartir.

3. Para dejar de compartir un documento con todos los usuarios a la vez, seleccione la opción DEJAR DE COMPARTIR que se encuentra al final de la lista de personas que está compartiendo.

Nota: La opción DEJAR DE COMPARTIR, que elimina a todos los usuarios a la vez, no está disponible para archivos. Para dejar de compartir un archivo con varios usuarios o grupos rápidamente, pruebe hacer clic en AVANZADO, seleccione las casillas de los usuarios o grupos que desee eliminar y haga clic en Eliminar permisos de usuario.

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Otras maneras de compartir un documento o archivo con todos los usuarios de su organización

En OneDrive para Negocios, existen más formas de compartir un documento con todos los usuarios:

  • Use el cuadro de diálogo Compartir. Siga los mismos pasos descritos previamente para compartir un documento o archivo, pero escriba todos en el cuadro de Invitar a personas.

  • Cree una carpeta "Compartido con todos" (o una con un nombre similar) y coloque documentos en esa carpeta a medida que los cree. Para crear una carpeta, haga clic en Nuevo > Carpeta. Puede compartir la carpeta con otros usuarios al crearla.

Nota: Es posible que ya tenga un archivo de Compartido con todos los usuarios que le haya sido aprovisionado.

El cuadro de diálogo Compartir le permite seleccionar cualquier usuario excepto por los externos. Si su organización permite el uso compartido externo, compartir con "Todos" incluye los usuarios externos: personas fuera de la organización que han sido invitadas anteriormente para compartir documentos como invitados por usted u otros usuarios de su organización.

Si tiene un archivo compartido con todos los usuarios que le fue aprovisionado, cada destinatario recibe un permiso para editar documentos que sean colocados ahí, a menos que cambie la configuración de permisos o que su OneDrive para Negocios haya sido creado antes de junio de 2014. Si creó su OneDrive para Negocios previa esa fecha, su archivo compartido con todos los usuarios se creó únicamente con permisos de lectura. Puede cambiar la configuración de permisos en cualquier momento siguiendo las instrucciones de compartir un archivo previamente descritas en este artículo.

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¿Cómo pueden los usuarios encontrar documentos que compartí con todos?

Los documentos que comparta con todos los usuarios no aparecerán en la vista Compartido conmigo en OneDrive para Negocios. ¿Por qué no? Tenga en cuenta que, en función del tamaño de su organización, pueden haber cientos, si no miles, de documentos compartidos con todos los usuarios. Además, puede que no desee enviar un correo electrónico a todas las personas de su organización con la invitación.

En lugar de ello, los usuarios pueden encontrar estos documentos haciendo lo siguiente:

  • Haciendo clic en el vínculo recibido en un correo electrónico:

Puede encontrar la dirección URL web de cualquier documento en su convocatoria.

Copie y pegue la dirección URL en un correo dirigido a las específicas personas que desea notificar.

  • Usando el cuadro de búsqueda de OneDrive para Negocios:

En este ejemplo, Jorge Díaz busca según la palabra clave "Casos judiciales" para encontrar todos los documentos correspondientes compartidos con él en su organización.

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