La nueva opción “Fuera de la Oficina” de Microsoft ayuda a que las vacaciones sean más fáciles de disfrutar

Las vacaciones es un momento de relajación, sin embargo, todos podemos confirmar que, el estrés de las semanas que llevan a ese momento pueden igualar el nivel de diversión que uno experimenta después, sobre todo por todos los pendientes que uno trata de completar antes de poder marcar el “Fuera de la Oficina” en su correo. Es por esa razón que Microsoft desarrolló una nueva opción de “Fuera de la Oficina” de forma que sea más sencillo disfrutar del tiempo libre sin sentir que uno todavía debe asistir a algunas reuniones.  

Outlook en la Web ahora hace más fácil despejar su calendario y automáticamente rechazar invitaciones a reuniones antes de embarcarse a unas vacaciones. Al programar una respuesta automática en Outlook en la web, se le permitirá:

  • Bloquear su calendario para que la gente sepa que no estará.
  • Despejar reuniones ya marcadas rechazando o cancelándolas.
  • Enviar una respuesta automática a invitaciones nuevas explicando que no se encontrará en la oficina.

Bloquear su Calendario

Una de las cosas más comunes que uno hace al tomar unas vacaciones es bloquear el calendario de forma que la gente sepa que no estará disponible, ahora también puede incluir una respuesta automática a nuevas invitaciones. Seleccione la opción Bloquear su Calendario y la respuesta se automatizará por el periodo en el que haya marcado sus vacaciones.

Cuando alguno de sus colegas busque su disponibilidad con el Asistente verá que estará Ausente.

Despejar reuniones previamente creadas Rechazando o Cancelándolas

Otra tarea pendiente cuando uno se irá de vacaciones es rechazar o cancelar reuniones que uno ya tiene en su calendario. Ahora podrá enviar una respuesta automática (con opciones de respuesta disponibles) a todos los eventos ya marcados que Outlook en la Web encontrará en su calendario en el periodo de sus vacaciones.

Outlook en la web selecciona todas las reuniones que tienen gente asistiendo (omitiendo los eventos sin invitados pues suelen ser recordatorios o notas personales de cada usuario). De haber un evento que no quisiera cancelar solo debe deseleccionarlo de la lista y Outlook en la Web lo ignorará.

Repuestas automáticas para invitaciones nuevas

Lógicamente, el trabajo no para cuando uno toma vacaciones, Outlook ahora puede rechazar invitaciones nuevas que lleguen a su correo, de esta forma, los demás sabrán que no asistirá. Después de enviar la respuesta automática de rechazo Outlook en la web deja la invitación en su Bandeja de entrada de forma que sepa que fue lo que pasó mientras estuvo ausente.

¿Cómo puedo empezar a aprovechar esta opción?

Estas opciones empezarán a estar disponibles para los usuarios de Office 365 de Outlook en la web al igual que para los usuarios del nuevo Outlook.com. Desde Correo o Calendario haga clic en el ícono de engranaje  en la esquina superior derecho y seleccione Respuestas Automáticas.

   

Configuración desde Correo.

Configuración desde Calendario.

Preguntas Frecuentes

  1. ¿Qué usuarios tienen acceso a esta nueva opción?
  2. Todo usuario con una subscripción a Office 365 que incluya Exchange Online y todos los usuarios delnuevo Outlook.com.
  3. ¿Estas opciones funcionarán en otras aplicaciones de Outlook? (Windows, Mac, iOS, Android y/o Windows Phone)
  4. La respuesta automática debe ser configurada en Outlook en la Web, pero una vez configurada los cambios se aplicarán en todas las aplicaciones de Outlook, en base a su uso Microsoft explica que evaluará llevar esta opción a las demás plataformas.
  5. ¿Cuándo estarán disponibles estas opciones?
  6. Los usuarios de Office 365 y del nuevo Outlook.com ya pueden acceder a estas opciones.

Para más información haga clic aquí.

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